个人所得税退税通常适用于以下几种情况：

年度综合所得收入不足6万元：

如果纳税人的年度综合所得收入额不足6万元人民币，但在平时预缴了个人所得税，可以在年度汇算清缴时申请退还多缴的税款。

专项附加扣除未完全享受：

如果纳税人符合子女教育、继续教育、大病医疗、住房贷款利息、住房租金、赡养老人等专项附加扣除条件，但在预缴税款时未全部扣除或没有申报扣除，可以在年度汇算时补充扣除并申请退税。

年内就业状况发生变化：

如果纳税人在年中因为就业、离职、暂时无收入等情况导致适用的税收优惠政策前后不一致，如预缴税款时未能充分利用每月5000元的基本减除费用、专项扣除和其他法定扣除项目，可以申请退税。

预扣预缴税率高于年度综合所得税率：

如果劳务报酬、稿酬、特许权使用费等非工资薪金收入在预扣预缴阶段适用的税率高于年度综合所得计算的适用税率，纳税人可以通过年度汇算申请退回多缴税款。

商业保险及其他扣除项目：

符合国家规定的商业保险费用支出超出一定比例时，可在个人所得税税前扣除，如未足额扣除，则可申请退税。

未及时享受税收优惠政策：

如果纳税人未在预缴税款时申报享受或未足额享受税收优惠，例如高新技术企业、小微企业等的税收优惠，可以在年度汇算时重新计算并申请退税。

换购住房退税：

居民换购住房在一定条件下也可以申请退个人所得税。

退税可以通过个人所得税APP办理，并且需要符合一定条件。如果纳税人年度汇算需补税，但年度综合所得收入不超过12万元，或者需补税金额不超过400元，或者已经预约税额与年度应纳税额一致或者不申请年度汇算退税的，这些情况下纳税人无需办理年度汇算。

需要准备的材料通常包括完税凭证、个人所得税明细申报表、退税申请表、工资签收单、员工聘用合同等。