续签合同时，人事需要准备以下材料和手续：

续签合同意向书

单位需要出具一份续签合同意向书，在原合同到期前一个月让员工签署。如果员工不签署，则合同到期不再续签，无需赔偿。

如果员工同意签署续合同，则应在合同到期当天签署新的合同。

劳动合同

续签的劳动合同应明确写明劳动者的姓名、身份证号、职位和工资等基本信息，以及单位名称。其他条款可以根据实际需要适当修改或保持不变。

员工身份证复印件

续签合同时需要提供劳动者的身份证复印件。

续订劳动合同的同意书

如果原劳动合同的主要条款已有较大改变，双方应重新协商签订新的劳动合同。如原合同条款变动不大，可以签订《延续劳动合同协议书》。

其他相关文件

根据公司的其他需要，可能会要求提供其他相关文件。但第一次合同应该已经建好员工档案，所以大部分资料不需要补充。

劳动鉴证和社会保险延续手续

续订劳动合同后，用人单位应将双方重新签订的劳动合同或《延续劳动合同协议书》（附原劳动合同）一式两份，送有管辖权的劳动鉴证机构进行鉴证，并到社会保险经办机构办理社会保险延续手续。

提前通知和书面答复

根据《劳动合同法》的规定，任何一方要求续签劳动合同，应提前30天向对方发出续签劳动合同通知书，并及时与对方协商，依法续签劳动合同。一方接到通知后，应在7日内给出书面答复。

通过以上步骤和准备相应的材料，可以确保劳动合同续签过程的顺利进行。